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RMN UK Privacy Notice for employees, workers and contractors

Data Controller: RetailMeNot UK Ltd (“RMN” or the “Company”).

Data Protection Officer (“RMN DPO”) (for contact in case of queries about the processing of such personal data): Alex Firth, VP, Legal, Europe (privacy@vouchercodes.co.uk).

1. What is the purpose of this document?

This Privacy Notice describes how RMN collects and uses personal information about prospective, current and former employees, workers and contractors ("you" or "your") before, during and after their working relationship with us, in accordance with theGeneral Data Protection Regulation (GDPR).

This notice does not form part of any contract of employment or other contract to provide services. We may update this notice at any time.

2. The kind of information we hold about you

Personal data, or personal information, means any information relating to an identified or identifiable individual. We will collect, store, and use your personal information such as name, address, telephone numbers, bank details, recruitment informationand employment records. For a more detailed list of this type of information, please see Appendix 1(a).

There are “special categories” of more sensitive personal data which require a higher level of protection. We may also collect, store and use information about your health, including any medical condition, health and sickness records. For a more detailedlist of this type of information, please see Appendix 1(b).

3. How is your personal information collected?

We collect personal information about employees, workers and contactors through the application and recruitment process, either directly from candidates or sometimes from an employment agency or background check provider. We may sometimes collect additionalinformation from third parties including former employers, credit reference agencies or other background check agencies, and from social media such as LinkedIn.

We will collect additional personal information in the course of your employment or engagement directly from you, HR, your line manager, colleagues and also systems.

4. Lawful basis for processing

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, our use of your personal information will be justified on one of the following legal basis:

• Where we need to perform the contract we have entered into with you.
• Where we need to comply with a legal obligation.
• Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

4(a). Purposes for which we will use your personal information

We need all the categories of information in the list set out in paragraph 2 above and Appendix 1 primarily to allow us to perform our contract with you and to enable us to comply with legal obligations. In some cases we may use your personal informationto pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests. The purposes for which we will process your personal information are listed in Appendix 2.

4(b). If you fail to provide personal information

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing a benefit), or we may be prevented from complying with our legal obligations (such asto ensure the health and safety of our workers).

4(c). Change of purpose

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal informationfor an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

5. Legal basis for processing sensitive personal information

“Special categories” of (sometimes called "sensitive") personal information require higher levels of protection. We need to have further justification for collecting, storing and using this type of personal information. We will process special categoriesof personal information in the following circumstances:

• In limited circumstances, with your explicit written consent.
• Where we need to carry out our legal obligations where these are authorised by law in the field of employment or social security law and in line with the RMN UK Data Protection Policy which is available on the wiki here and/or on request from the RMNDPO.
• Where it is needed for grounds authorised under applicable law in the public interest, such as for equal opportunities monitoring, and in line with the RMN UK Data Protection Policy which is available on the wiki here and/or on request from the RMNDPO.

Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or where it is needed to protect your interests (or someone else’s interests) and you are not capable of giving your consent (e.g. in a medical emergency),or where you have already made the information public.

5(a). Purposes for which we will use your special category /sensitive personal information

We will use your special category or sensitive personal information in the following ways:

• We will use information about your physical or mental health, or disability status, to ensure your health and safety in the workplace and to assess your fitness to work, to provide appropriate workplace adjustments, to monitor and manage sickness absenceand to administer benefits in line with statutory incapacity benefit requirements, unfair dismissal rules and disability discrimination legislation.
• We will use information about your race or national or ethnic origin or disability, to ensure meaningful equal opportunity monitoring and reporting but this will not be used to make individual decisions regarding you.
• We may use any type of special category data where it is directly relevant to a formal HR management process which we carry out in order to comply with employment laws (e.g. a disciplinary or grievance investigation and process).

5(b). Do we need your consent?

We do not need your consent if we use special categories or sensitive personal information on the grounds set out at Paragraph 5 above e.g. to comply with our legal obligations or exercise specific rights in the field of employment law. In limited circumstances,we may approach you for your written consent to allow us to process certain data. If we do so, we will provide you with full details of the information that we would like to use and what we wish to use it for so that you can carefully consider whetheryou wish to consent. We will tell you if there are any consequences of not providing consent. You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us.

6. Information about criminal convictions

We will only use information relating to criminal convictions and offences where the law allows us to do so.

This will usually be where such processing is necessary to carry out our employment law obligations. This will apply where information relating to a criminal offence is relevant to a grievance or disciplinary process we must follow to avoid an unlawfuldismissal and ensure compliance with our duty of care.

We will also collect information about criminal convictions as part of the recruitment process for certain roles where it is sufficiently relevant and permitted by law.

7(a). Data sharing

Some of your personal information will be shared internally where relevant and necessary for other employees to perform their role. Examples include sharing relevant information with line managers and the HR team.

Externally, we will share some of your data with third parties, including third-party service providers and other entities in the RMN group.

We require third parties to respect the security of your data and to treat it in accordance with the law.

We may transfer your personal information outside the EU.

7(b). Why might you share my personal information with third parties?

We will share your personal information with third parties where required by law, where it is necessary to administer the working relationship with you or where we have another legitimate interest in doing so for example were RetailMeNot, Inc. needsto be involved in a management decision or where a third party is providing a service to us which requires them to have access to personal information about you.

7(c). Which third-party service providers process my personal information?

“Third parties” includes third-party service providers (including contractors and designated agents), for example, WorkDay, Inc., Udemy, Inc., Thomsons Online Benefits Limited and other entities within the RMN group (including RetailMeNot, Inc.). Thefollowing activities are examples of activities carried out by third-party service providers: payroll, pension administration, benefits provision and administration, IT services, reference and other pre- employment checks and occupational health.

7(d). How secure is my information with third-party service providers?

All our third-party service providers (including other entities in the RMN group) are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. Where third parties act as a data processor we do notallow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes. In this case we only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions. We enter into an agreement withthird party data processors to protect your information and we remain responsible for the onward use of your personal information in these circumstances.

7(e). When might you share my personal information with other entities in the RMN group?

We will share your personal information with other entities in the RMN group as part of our general HR function, regular reporting activities on company performance, in the context of a business reorganisation or group restructuring exercise, for systemmaintenance support and hosting of data or where RetailMeNot, Inc. needs to be involved in a management decision as the parent company. Sometimes RMN group companies are acting as a data processor and on other occasions RNM group companies act as independent data controllers.

7(f). What about other third parties?

We may share your personal information with other third parties, for example in the context of the possible sale or restructuring of the business. We may also need to share your personal information with a regulator or to otherwise comply with the lawor with professional advisers, tax or other national authorities.

7(g). Transferring information outside the EU

We will transfer the personal information we collect about you to the USA and other countries outside the EU in order to perform our contract with you. If there is not an adequacy decision by the European Commission in respect of such a country (whichis the case for the USA), that means that that country is not deemed to provide an adequate level of protection for your personal information.

However, to ensure that your personal information does receive an adequate level of protection we have put in place the following appropriate measures to ensure that your personal information is treated by those third parties in a way that is consistentwith and which respects the EU and UK laws on data protection: the third party will enter the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or otherwise provide adequate safeguards as approved by the European Commission. For example,RMN UK has entered in the Standard Contractual Clauses (Processors) and Standard Contractual Clauses (Controller to Controller) with RetailMeNot, Inc.

If you require further information about this or to request a copy, you can request it from the RMN DPO or it is available on the Wiki.

8. Data security

We have put in place measures to protect the security of your information. Details of these measures are available upon request from the RMN DPO.

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal information to those employees,agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal information on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

9. Data retention: How long will you use my information for?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspectsof your personal information are available in our Employee Data Retention Policy which is available on the Wiki and/or on request from the RMN DPO. To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, andsensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicablelegal requirements.

10. Your Rights

10(a). Your duty to inform us of changes

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if your personal information changes during your working relationship with us.

10(b). Your rights in connection with personal information

Under certain circumstances, by law you have the right to:

• Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
• Request correction of the personal information that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected.
• Request erasure of your personal information. This enables you to ask us to delete or remove personal information where there is no good reason for us continuing to process it or if the data has been unlawfully processed. You also havethe right to ask us to delete or remove your personal information where you have exercised your right to object to processing (see below) if we cannot demonstrate a compelling legitimate ground to continue and have no other justifiable need to keepthe information.
• Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on thisground. However, we will continue to process such personal information for this purpose if we can demonstrate a compelling legitimate ground to do so.
• Request the restriction of processing of your personal information. This enables you to ask us to suspend or restrict the processing of personal information about you as an alternative to erasing it in the above circumstances.
• Request the transfer of your personal information to another party where we are processing that information on the basis of compliance with your contract or your consent.
• Withdrawal of consent in those exceptional circumstances where we rely on your consent for particular personal information use. Where you withdraw consent you can also ask for that information to be restricted or erased if we have noother justification to retain or use it.
• Lodge a complaint with the supervisory authority. In the UK this is the Information Commissioner's Office (see https://ico.org.uk/concerns/handling/).

If you want to exercise any of your rights, please contact the RMN DPO in writing (privacy@vouchercodes.co.uk).

10(c). No fee usually required

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request for access is clearly unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to complywith the request in such circumstances.

10(d). What we may need from you

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal informationis not disclosed to any person who has no right to receive it.

11. Automated decision-making

We do not envisage that any decisions will be taken about you using automated means, however we will notify you in writing if this position changes.

12. Monitoring of IT

Please see our IT policy in respect of how and when we monitor your communications through our company provided equipment.

13. Data protection officer

We have appointed a data protection officer, the RMN DPO, to monitor our data protection compliance. If you have any questions about this privacy notice or how we handle your personal information or if you need to access the information in this privacynotice in a different way, please contact the RMN DPO (privacy@vouchercodes.co.uk). You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK supervisoryauthority for data protection issues (https://ico.org.uk/concerns/handling/).

14. Changes to this Privacy Notice

The Company may modify this Privacy Notice from time to time as needed, for example, to comply with changes in law, regulations or internal processes. Any such changes will be publicised on the Wiki.

If you have any questions about this Privacy Notice, please contact the RMN DPO.

Appendix 1(a)

• Personal contact details such as name, title, addresses, telephone numbers, and personal email addresses.
• Date of birth.
• Gender.
• Marital status and dependants.
• Next of kin and emergency contact information.
• Business contact details.
• National Insurance number.
• Bank account details, payroll records and tax status information.
• Salary, pension and benefits information.
• Start date.
• Location of employment or workplace.
• Recruitment information (including copies of right to work documentation, references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process).
• Employment records (including job titles, work history, working hours, training records and professional memberships).
• Compensation history.
• Performance information.
• Disciplinary and grievance and other investigation information.
• CCTV footage and other information obtained through electronic means such as swipecard records.
• Information about your use of our information and communications systems.
• Photographs.

Appendix 1(b)

• Information about your health, including any medical condition, health and sickness records.
• Information about criminal convictions and offences where permitted by applicable law.
• Information about your race or national or ethnic origin.
• Information about any disabilities.

Appendix 2

• Making a decision about your recruitment or appointment.
• Determining the terms on which you work for us, making an offer and bringing you on board.
• Checking you are legally entitled to work in the UK.
• Paying you and, if you are an employee, deducting tax and National Insurance contributions.
• Providing pension and benefits to you.
• Administering the contract we have entered into with you and your work relationship with us.
• Managing statutory and contractual leave entitlements including holiday, family leave, special leave and statutory rights to time off
• Business management and planning, including accounting and auditing, career and talent management and succession planning.
• Conducting performance reviews, managing performance and determining performance requirements.
• Making decisions about salary reviews and compensation.
• Assessing qualifications for a particular job or task, including decisions about promotions.
• Formal management processes including investigations, grievance or disciplinary processes, absence and capability management, restructures.
• Making decisions about your continued employment or engagement.
• Making arrangements for the termination of our working relationship.
• Education, training and development requirements.
• Dealing with legal disputes involving you, or other employees, workers and contractors, including accidents at work.
• Ascertaining your fitness to work and supporting you in relation to physical or mental impairments impacting you at work.
• Complying with health and safety obligations and ensuring safety and security.
• To prevent and detect unlawful or unethical practices or breaches of company policy and procedures such as fraud, bribery or corruption.
• To monitor your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies.
• To ensure network and information security, including preventing unauthorised access to our computer and electronic communications systems and preventing malicious software distribution.
• To conduct data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.
• Equal opportunities monitoring.
• Business development and client relationship management where you work or are expected to work with clients
• Corporate transactions or employment transfers

We will use the same elements of your personal information for multiple purposes within those listed.

Mention d’information pour les salariés et travailleurs indépendants de RMN France

Responsable de traitement: RetailMeNot France, SASU (“RMN” ou “la Société”)

Délégué à la protection des données (“RMN DPO”) (à contacter en cas de questions sur le traitement des données à caractère personnel): Alex Firth, VP, Legal, Europe (afirth@rmn.com)

1. Quel est l’objectif de ce document?

Cette Mention d’information décrit comment RMN collecte et utilise les données personnelles des salariés et travailleurs indépendants futurs, présents et passés (« vous » ou « vos ») avant, pendant et après la relation contractuelle avec nous, en accordavec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Cette Mention d’information ne fait pas partie d’un quelconque contrat de travail ou de tout autre contrat de fourniture de services. Nous pouvons la mettre à jour à tout moment.

2. Le type d’information que nous détenons vous concernant

Données personnelles, ou informations personnelles, signifie toute donnée concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Nous collecterons, conserverons et utiliserons vos données personnelles telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone,coordonnées bancaires, information de recrutement et votre dossier professionnel. Pour une liste plus détaillée de ces catégories de données, veuillez vous référez àl’Annexe 1(a).

Il y a des « catégories spéciales » de données personnelles plus sensibles, qui exige un niveau de sécurité plus élevé. Nous pouvons ainsi être amenés à collecter, conserver et utiliser des données sur votre santé, incluant tout état de santé ainsi quevotre dossier médical et vos absences maladies. Pour une liste plus détaillée de ces catégories d’information, veuillez-vous référez àl’Annexe 1(b).

3. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous collectons les données personnelles de nos salariés et travailleurs indépendants à travers les processus de candidature et de recrutement, soit directement à travers les demandes des candidats, ou bien parfois à travers une agence ou un prestatairede vérification d’antécédents. Nous pouvons ainsi être amenés à collecter des informations supplémentaires de tierces parties, tels que les employeurs précédents, des agences de renseignements commerciaux ou d’autres agences de vérification des antécédents,et des réseaux sociaux, tels que LinkedIn.

Nous collecterons des données personnelles supplémentaires pendant la durée de votre emploi ou engagement directement auprès de vous, de la Direction des Ressources Humaines, de votre supérieur hiérarchique, de vos collègues et aussi des systèmes d’information.

4.Base légale pour le traitement des données

Nous utiliserons vos données personnelles uniquement lorsque la loi nous le permet. La plupart du temps, notre usage de vos données personnelles sera justifié sur les bases légales suivantes :

• Quand nous aurons besoin d’exécuter le contrat que nous avons conclu ensemble ;
• Quand nous aurons besoin de respecter une obligation légale ;
• Quand cela sera nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou pour ceux d’une tierce partie) et que vos intérêts et droits fondamentaux n’outrepassent pas ces derniers.

4. a) Fins pour lesquelles nous utiliserons vos données à caractère personnel

Nous avons besoin de toutes les catégories d’information que nous avons énumérés dans le paragraphe 2 ci- dessus et dans l’Annexe 1 principalement pour nous permettre d’exécuter notre contrat avec vous et de respecter nos obligations légales. Dans certainscas, nous pouvons utiliser vos données personnelles afin de poursuivre nos intérêts légitimes, ou ceux de tierces parties, dans la mesure où vos intérêts et vos droits fondamentaux n’outrepassent pas ces derniers. Les finalités pour lesquelles noustraiterons vos données personnelles sont énumérées dansl’Annexe 2.

4. b) Si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles

Si vous ne nous fournissez pas certaines données personnelles lorsque nous en faisons la demande, nous serons dans l’incapacité d’exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous (comme vous payer, ou vous fournir desavantages), ou nous ne pourrionspas respecter nos obligations légales (telles que s’assurer de la santé et de la sécurité de tous nos salariés et travailleurs indépendants).

4. c) Changement de finalité

Nous utiliserons seulement vos données personnelles pour les finalités pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous considérions de manière raisonnable que nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles pour une autre raison etque celle-ci est compatible avec la finalité d’origine. Si nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles pour une finalité qui n’est pas liée à la finalité d’origine, nous vous informerons et nous expliquerons la base juridique qui nous permetde le faire.

5. Base légale pour le traitement des données personnelles sensibles

Des « catégories spéciales » de données personnelles (parfois appelées « sensibles ») requiert des niveaux de protection plus élevés. Nous avons besoin de justifications plus poussées pour collecter, conserver et utiliser ce type de données personnelles.Nous traiterons les catégories spéciales de données personnelles dans les situations suivantes :

• Sous certaines conditions limitées, avec votre consentement écrit et explicite.
• Lorsque nous avons besoin de répondre à nos obligations légales lorsque ces dernières sont autorisées par la loi dans le domaine de l’emploi ou la sécurité sociale, et conformément à la Politique de Protection des Données de RMN France, qui est disponiblesur le wiki et/ou sur demande adressée au DPO de RMN ;
• Lorsque cela est nécessaire pour des fondements autorisés par la loi applicable dans l’intérêt public, tels que le contrôle de l’égalité des chances, et conformément à la Politique de Protection des Données de RMN France, qui est disponible sur le wiki et/ou sur demande du DPO de RMN.

De manière moins fréquente, nous pouvons être amenés à traiter ce type de données lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’actions judiciaires, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts (ou les intérêts de quelqu’un d’autre) et quevous n’êtes pas capable de donner votre consentement (par exemple, en cas d’urgence médicale), ou lorsque vous avez rendu cette information publique.

5. a) Finalités pour laquelle nous utilisons vos données à caractère personnel de catégories spéciales/sensibles

Nous utiliserons vos données personnelles de « catégories spéciales » ou sensibles des manières suivantes :

• Nous utiliserons l’information concernant votre santé physique ou mentale, ou votre statut d’incapacité, pour assurer votre santé et votre sécurité sur le lieu de travail, pour évaluer votre aptitude au travail, pour fournir les ajustements nécessairessur le lieu de travail, pour suivre et gérer les absences maladies et pour gérer les indemnités en lien avec les statuts d’incapacité, les règles applicables en cas de licenciements abusifs et la législation sur les discriminations en raison du handicap.
• Nous utiliserons vos informations sur votre race, votre origine nationale ou ethnique ou votre handicap pour assurer un suivi significatif et la rédaction de rapports sur l’égalité des chances, sans que cela ne soit utilisé dans les décisions individuellesprises à votre égard.
• Nous pouvons être amenés à utiliser tout type de données de catégorie spéciale lorsque celles-ci sont directement pertinentes pour un processus officiel de gestion RH que nous effectuons afin de respecter la législation relative au travail (par exemple,dans le cadre d’enquêtes et de procédures disciplinaires ou de plaintes).

5. b) Avons-nous besoin de votre consentement ?

Nous n’avons pas besoin de votre consentement si nous utilisons les données personnelles de catégories spéciales ou les données sensibles pour les raisons énumérées dans le Paragraphe 5 ci-dessus, par exemple pour respecter nos obligations légales oupour exercer des droits spécifiques dans le domaine de la législation relative au travail. Dans certaines circonstances limitées, nous vous contacterons pour obtenir votre consentement écrit pour nous permettre de traiter certaines données. Dans cecas, nous vous fournirons tous les détails concernant l’information que nous souhaiterions utiliser et ce que nous souhaiterions utiliser pour que vous puissiez considérer en toute connaissance de cause si vous souhaitez donner votre consentement. Nousvous indiquerons les conséquences en cas de refus de consentement. Nous vous prions de bien vouloir noter que votre consentement à nos demandes d’information n’est pas une condition de votre contrat avec nous.

6.Informations concernant vos condamnations pénales

Nous n’obtiendrons ni utiliserons d’informations concernant vos condamnations pénales.

7. a) Partage des données

Certaines de vos données personnelles seront partagées en interne lorsque cela est pertinent et nécessaire pour que les autres salariés puissent réaliser leurs fonctions. Un exemple serait le partage d’informations pertinentes entre les supérieurs hiérarchiqueset le département RH.

En externe, nous partagerons certaines de vos données avec des tierces parties, y compris des fournisseurs de services tiers et d’autres entités dans le groupe RMN.

Nous exigeons que les tierces parties respectent la sécurité de vos données et les traitent en respectant la loi.

Nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles en dehors de l’UE.

7. b) Pourquoi partageriez-vous mes données personnelles avec des tierces parties ?

Nous partagerons vos données personnelles avec des tierces parties lorsque cela est requis par la loi, lorsque cela est nécessaire pour la gestion des relations de travail avec vous ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire, par exemplelorsque RetailMeNot, Inc. a besoin de prendre une décision de management ou lorsqu’une tierce partie nous fournit un service qui requiert d’accéder à des informations personnelles vous concernant.

7. c) Quelles fournisseurs de services tiers traitent mes données personnelles ?

Les « fournisseurs de services tiers » désignent tous fournisseurs de services (y compris les partenaires et les agents désignés), par exemple, WorkDay, Inc., Udemy, Inc., Thomsons Online Benefits Limited et les autres entités au sein du groupe RMN (ycompris RetailMeNot, Inc). Les activités suivantes sont des exemples d’activités exécutées par un fournisseur de service tiers : paiement des salaires, gestion des retraites, gestoin et allocation des avantages, services informatiques, références etautres vérifications en amont de l’embauche et de médecine du travail.

7. d) Comment sont sécurisées mes données par les fournisseurs de services tiers ?

Tous nos fournisseurs de services tiers (y compris les autres entités du groupe RMN) doivent prendre les mesures de sécurité adéquates conformément à nos politiques internes pour protéger vos données personnelles. Lorsque des tierces parties agissenten tant que sous-traitants, nous ne les autorisons pas à utiliser vos données personnelles pour leurs propres finalités. Dans ce cas, nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles pour des finalités précises et en conformité avecnos instructions. Nous entrons dans un accord avec les sous-traitants tiers de données personnelles pour protéger vos données et nous restons responsables de l’utilisation de vos données personnelles dans ce contexte.

7. e) Quand pourriez-vous partager mes données personnelles avec les autres entités du groupe RMN ?

Nous partagerons vos données personnelles avec les autres entités du groupe RMN dans le cadre du fonctionnement général RH, c’est-à-dire pour un suivi régulier de la performance de la société, lors d’une réorganisation de la société ou une activité derestructuration de groupe, pour la maintenance d’un système d’information et l’hébergement de données, ou lorsque RetailMeNot, Inc. a besoin d’être impliqué dans une décision de management en tant que société mère du groupe. Parfois, les sociétés dugroupe RMN agiront en tant que sous-traitants et dans d’autres cas, les sociétés du groupe RMN agiront en tant que responsables indépendants du traitement des données personnelles.

7. f) Et pour les autres tierces parties ?

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec d’autres tierces parties, par exemple dans le contexte d’une vente potentielle ou d’une restructuration de l’activité. Nous pourrions aussi avoir besoin de partager vos données personnellesavec une autorité de régulation ou pour être en conformité avec la loi ou avec des conseillers professionnels, autorités fiscales ou toute autre autorité nationale.

7.g) Transfert d’informations en dehors de l’UE

Nous transférons vos données personnelles que nous collectons aux Etats-Unis et vers d’autres pays hors de l’UE afin de pouvoir exécuter notre contrat avec vous. Si aucune décision d’adéquation n’a été rendue par la Commission Européenne concernant lepays en question (ce qui est le cas pour les Etats-Unis), cela signifie que ce pays ne fournit pas un niveau adéquat de protection de vos données personnelles.

Cependant, afin d’assurer que vos données personnelles reçoivent un niveau de protection adéquat, nous avons mis en place les mesures de sécurités appropriées suivantes pour assurer que vos données personnelles sont traitées par ces tierces parties d’unemanière qui est cohérente et en conformité avec les lois de l’Union Européenne et de la France en matière de protection des données personnelles : la tierce partie signera les Clauses Contractuelles Types validées par la Commission Européenne, ou devrafournir des garanties adéquates validées par la Commission Européenne. Par exemple, RMN France a signé les Clauses Contractuelles Types (Sous-traitants) et les Clauses Contractuelles Types (Responsable de Traitement à Responsable de Traitement) avecRetailMeNot. Inc.

Si vous souhaitez des informations complémentaires sur ce point ou demander une copie, vous pouvez adresser votre demande au DPO de RMN, ou bien elle est disponible sur Wiki.

8.Sécurité des données

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité afin de protéger vos informations. Veuillez contacter le DPO de RMN pour plus de détails sur ces mesures.

Nous avons mis en place des mesures appropriées de sécurité pour empêcher que vos informations personnelles soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisés, altérées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vosdonnées personnelles aux salariés, agents, partenaires et tierces parties qui ont besoin d’accéder à ces données dans le cadre de leur fonction. Ils traitent vos informations personnelles uniquement sur nos instructions et sont soumis à une obligationde confidentialité.

Nous avons mis en œuvre des procédures pour gérer les failles de sécurité présumées des données et nous vous notifierons, ainsi qu’à toute autorité compétente, de toute violation présumée lorsque nous en sommes légalement tenus.

9. Durée de conservation : Combien de temps utiliserez-vous mes données?

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, incluant les finalités de réponse à des obligations juridiques, comptables, ou de déclarations. Lesdétails relatifs aux périodes de conservation pour les différents aspects de vos données personnelles sont disponibles dans notre Politique de Conservation des Données des Salariés qui est accessible sur le Wiki et/ou sur demande au DPO de RMN. Afin de déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en considération la quantité, nature, sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de dommage en cas d’utilisation ou divulgation non-autorisées de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles, si nous pouvons réaliser ces finalitésavec d’autres moyens, et les obligations juridiques applicables.

10. Vos droits

10. a) Votre devoir de nous informer des changements

Il est important que les données personnelles que nous détenons sur vous soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données personnelles changent durant votre période d’emploi avec nous.

10. b) Vos droits en lien avec les données personnelles

Dans certains cas, conformément à la loi vous avez le droit de :

• Demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « droit d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous lestraitons de manière licite.
• Demander la rectification des données personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons.
• Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer des données personnelles lorsqu’il n’y a plus de raison de continuer le traitement ou si les données ont été illicitementtraitées. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (cf. ci-dessous) si nous ne pouvons pas démontrer une raison légitime et impérieusede continuer le traitement, et que nous avons aucune autre justification de conserver ces informations.
• S’opposer au traitement de vos données personnelles lorsque la base juridique du traitement est l’intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et qu’en raison de votre situation particulière vous souhaitez vous opposer au traitement surce fondement. Toutefois, nous continuerons à traiter ces données personnelles pour cette finalité si nous pouvons démontrer une raison légitime et impérieuse de le faire.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles . Cela vous permet de nous demander la suspension ou limitation du traitement de vos données personnelles en tant qu’alternative à l’effacement de ces données dans lescirconstances ci-dessus.
• Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie lorsque nous traitons ces données conformément à votre contrat ou votre consentement.
• Retirer votre consentement dans ces circonstances exceptionnelles lorsque nous avons recueilli votre consentement pour l’utilisation de certaines données personnelles. Lorsque vous retirez votre consentement, vous pouvez égalementdemander que ces données soient limitées ou effacées si nous n’avons pas d’autre justification pour les conserver ou utiliser.
• Introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle est la CNIL (https://www.cnil.fr).
• Donner des directives relatives au traitement de vos données personnelles après votre décès.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter le DPO de RMN par écrit (afirth@rmn.com).

10. c) Aucun frais n’est requis

Vous ne paierez pas de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer un autre de vos droits). Cependant, nous pouvons vous demander le paiement de frais d’un montant raisonnable si votre demande de droit d’accès est clairement infondéeou excessive. Par ailleurs, nous pouvons refuser de répondre à la demande dans de telles circonstances.

10. d) Ce dont nous pourrions avoir besoin de vous

Nous pouvons vous demander des informations spécifiques vous concernant afin de nous aider à confirmer votre identité et garantir vos droits d’accès aux informations (ou pour exercer un autre de vos droits). C’est une autre mesure de sécurité appropriéepour s’assurer que les données personnelles ne sont pas communiquées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir.

11. Prise de décision automatisée

Nous n’envisageons pas de prendre des décisions vous concernant via des moyens automatisés, toutefois, si notre position change, nous vous en informerons par écrit.

12. Contrôle de l’IT

Veuillez consulter notre Politique IT s’agissant de comment et quand nous surveillons vos communications avec les équipements fournis par notre entreprise.

13. Délégué à la Protection des Données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données, le DPO de RMN, pour superviser notre conformité en matière de protection des données personnelles. Si vous avez des questions à propos de cette Mention d’information ou sur comment nous géronsvos données personnelles ou si vous avez besoin d’accéder d’une autre façon aux informations détaillées dans cette Mention d’information, vous pouvez contacter le DPO de RMN (afirth@rmn.com). Vous avez le droit d’introduire une réclamation, à tout moment, auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), l’autorité de contrôle française chargée des sujets de protectiondes données à caractère personnel (https://www.cnil.fr).

14. Changements de la Mention d’information

La Société peut, si nécessaire, modifier cette Mention d’information à tout moment, par exemple pour se conformer aux changements de législations, réglementations ou processus internes. De telles modifications seront publiées sur le Wiki.

Si vous avez des questions relatives à cette Mention d’information, nous vous prions de bien vouloir vous adressez au DPO de RMN.

Annexe 1(a)

• Coordonnées tels que nom, titre, adresses, numéros de téléphone, et adresses emails personnelles ;
• Date de naissance ;
• Sexe ;
• Statut marital et personnes à charge ;
• Parents proches et contacts d’urgence ;
• Coordonnées de travail ;
• Numéro de Sécurité Sociale ;
• Coordonnées bancaires, registre de paie et situation fiscale ;
• Salaire, retraite et avantage ;
• Date de début du contrat de travail ;
• Zone de travail ou lieu de travail ;
• Information de recrutement (y compris les copies des autorisations de travail, les références et toutes autres informations figurant sur un CV ou une lettre de motivation ou faisant partie de la candidature) ;
• Dossier du salarié (y compris le titre du poste, le parcours professionnel, les horaires de travail, les formations et adhésions professionnelles) ;
• Historique de rémunération ;
• Information sur la performance ;
• Information sur les actions disciplinaires, les plaintes et autres enquêtes ;
• Enregistrements de vidéosurveillance et autres informations obtenues par des moyens électroniques tels que les historiques de badges ;
• Information sur votre utilisation des systèmes d’information et de communication ;
• Photographies.

Annexe 1(b)

• Information sur votre état de santé, ainsi que votre dossier médical et vos absences maladies ;
• Information sur vos condamnations pénales lorsque cela est autorisé par la loi applicable ;
• Informations sur vos incapacités.

Annexe 2

• Prendre une décision sur votre recrutement ou votre désignation ;
• Décider des termes de votre contrat de travail, vous faire une offre et vous recruter ;
• Vérifier que vous avez le droit de travailler en France ;
• Vous payer et, si vous êtes un salarié, déduire les taxes et les contributions sociales ;
• Vous fournir une retraite et des avantages;
• Gérer le contrat que nous avons conclu ensemble et notre relation de travail ;
• Gérer les droits réglementaires en matière de congés et d’absence, y compris les vacances, les congés parentaux, les absences exceptionnelles et les droits aux congés :
• Gérer l’activité et l’organisation, y compris la comptabilité, les audits, la gestion des carrières et des talent et le planning des plans de successions ;
• Gérer les entretiens annuels, la performance et la détermination des exigences de performance ;
• Prendre des décisions concernant les salaires et la rémunération ;
• Evaluer les qualifications pour un poste ou une tâche en particulier, y compris les décisions concernant les promotions ;
• Gérer les processus officiels, y compris les enquêtes, plaintes ou actions disciplinaires, les absences et les capacités de management, les restructurations ;
• Prendre des décisions sur votre emploi ou votre contrat ;
• Faire les démarches concernant la fin de notre relation de travail ;
• Gérer les exigences d’éducation, de formations et de développements ;
• Gérer les contentieux vous concernant, ou d’autres salariés ou travailleurs indépendants, y compris les accidents au travail ;
• Déterminer votre aptitude au travail et vous soutenir en terme d’handicaps physique ou mental qui vous impacteraient au travail :
• Etre conforme aux obligations de sécurité et de santé et assurer la sécurité et la sûreté ;
• Détecter et empêcher les pratiques illicites ou illégales ou contraires à notre éthique et à nos politiques internes, tels que les fraudes et la corruption ;
• Surveiller votre utilisation des systèmes d’information et de communication pour assurer la conformité

à nos politiques informatiques ;

• S’assurer de la sécurité des réseaux et des systèmes d’information, y compris la prévention de tout accès non-autorisé à nos ordinateurs et systèmes de communications électroniques et empêcher la distribution de malware ;
• Procéder à des analyses de données pour revoir et mieux comprendre les taux d’attrition et de rétention des salariés ;
• Suivi de l’égalité des chances ;
• Développer l’activité et la gestion des relations avec les clients sur votre lieu de travail ou bien sur le lieu sur lequel vous êtes supposé travailler avec des clients ;
• Gérer les transactions commerciales et les transferts d’emploi.

Nous réutiliserons les mêmes éléments de vos données personnelles pour plusieurs finalités parmi celles listées.